Spijt komt altijd achteraf en zo is het ook met het maken van een goede back-up van je laptop met alle gegevens die erop staan. Het is een van die klusjes die je maar voor je uit blijft schuiven, niet consequent doet of niet goed inricht. Om je werk te kunnen doen is een back-up natuurlijk ook niet echt nodig, totdat het te laat is en je ineens al je gegevens kwijt bent…

Er kan veel misgaan bij het kwijtraken van gegevens op je laptop, maar onderstaande drie zijn wel de meest voorkomend en zorgen nog altijd en met enige regelmaat voor paniek omdat mensen ineens alles kwijt zijn:

1. Laptop gecrashed: hardware gaat kapot en zo ook je laptop. De harde schijf in je laptop, waar al je data op staat, is een elektrisch component en kan kapot gaan. Vroeger weliswaar vaker dan tegenwoordig door de komst van de SSD, maar nog steeds is dit de meest voorkomende reden dat laptops crashen en er gegevens verloren gaan.
2. Virus/malware/ransomware: toch dat bestandje geopend van die onbekende afzender? Tegenwoordig is ransomware erg populair. Je harde schijf wordt versleuteld en pas na het betalen van grote sommen geld (bijv in crypto) krijg je weer toegang tot je gegevens. Virussen die moedwillig je data wissen zijn er ook nog steeds, maar malware is een lucratieve business tegenwoordig.
3. Diefstal: je laptop ergens neerleggen en wanneer je even niet oplet heeft de gelegenheidsdief in een split-second besloten jouw laptop en daarmee al die belangrijke gegevens voorgoed te ‘lenen’. Als echte digital nomad heb je natuurlijk een goede verzekering afgesloten waardoor je binnen no-time een nieuwe laptop hebt, maar al die gegevens? Zonder back-up zijn die definitief weg.

Van wat allemaal een back-up maken?

Natuurlijk wil je dit voorkomen en er is geen beter moment dan nu om dat eens goed in te gaan richten. We hebben 5 manieren voor je uitgezocht zodat je minimaal één maar liever twee of drie methodes kunt toepassen om een goede back-up van je laptop en de gegevens die erop staan te maken. Maar er zijn meer zaken om een back-up van te maken behalve alle bestanden en gegevens die op je laptop staan. Denk bijvoorbeeld ook aan:

1. Bestanden: voor de hand liggend, maar dit is natuurlijk stap 1. Al je bestanden, van belastingaangiften, facturen en foto’s tot digitale aankopen en andere belangrijke documenten. Gelukkig is dit het makkelijkste om een back-up van te maken, maar dit is dan ook het eerste en vaak ook het enige waar we aan denken bij het maken van een back-up.
2. Programma instellingen en/of data: denk aan de opgeslagen favorieten in je browser, je ontwikkelde presets in Lightroom en de instellingen van je mail software bijvoorbeeld.
3. Account gegevens: zoals gebruikersnaam + wachtwoord combinaties in je favoriete password manager en licentie sleutels van Office en Lightroom. Deze kunnen ook opgeslagen zijn in je browser of mail bijvoorbeeld.
4. Lokaal opgeslagen e-mail: hoewel de meeste mensen werken met een e-mailadres bij een cloud provider (Gmail, Outlook) kan het zijn dat je nog mail download naar je eigen computer. Dit geldt vooral als je een lokaal mail programma gebruikt, zoals Apple Mail of Thunderbird en in je account instellingen POP-instellingen hebt. Gebruik je IMAP, dan synchroniseer je alleen met je mail provider en staat het origineel bij je mail provider.

Waar een back-up van je laptop bewaren?

Nu je weet waar je allemaal een back-up van kan en mogelijk wil maken is het de vraag waar je deze back-up neer gaat zetten. Die extra data wil je wel op een veilige plek bewaren, los van de originele data op je laptop. Een paar locaties waar je de data zou kunnen neerzetten:

1. Een losse harde schijf zoals deze kleine SSD schijf van Sandisk. Kies overigens altijd voor een SSD en niet een klassieke HDD, deze heeft namelijk een ronddraaiende magnetische schijf en is daardoor extra gevoelig voor vallen of harde schokken. Een SSD schijf is daarentegen juist zeer bestendig en daardoor veel betrouwbaarder. Het voordeel van een losse harde schijf is dat je deze ook thuis of op een andere veilige locatie kunt bewaren, bijvoorbeeld bij familie en/of in een kluis. Zo blijft je back-up intact, ook als je tas wordt gestolen of mogelijk zelfs je huis afbrandt. Een grote USB stick is ook een optie, maar is opgebouwd uit flash geheugen en daardoor minder betrouwbaar dan een SSD schijf.
2. Een cloud (storage) provider kan een goede plek zijn om van je data regelmatig een kopie neer te zetten. Bedenk wel dat, zeker bij veel data zoals foto’s en video’s, een snelle internetverbinding noodzakelijk is. Een back-up maken of terugzetten vanaf dat mooie afgelegen tropisch eilandje kan dan behoorlijk lang duren of zelfs niet lukken. Let daarnaast op de locatie waar je data fysiek wordt neergezet. Amerikaanse cloud providers hanteren bijvoorbeeld Amerikaanse regelgeving m.b.t. het doorzoeken van je data. Een Nederlandse (of Europese) aanbieder zoals TransIP Stack is dan aan te raden. Een groot voordeel van je back-up in de cloud is dat je er overal bij kan zolang je internet hebt. Is je laptop gestolen dan kun je, mits een goede internetverbinding, binnen no-time je back-up hebben teruggezet.
3. Ben je wat technischer aangelegd, dan is een storage server thuis (NAS) mogelijk een goede oplossing. Deze oplossing is vooral interessant bij grote hoeveelheden data, als je zelf controle wil hebben en/of je de NAS ook voor andere diensten wilt gebruiken zoals een eigen VPN server. Je maakt eenmalig een investering in bijvoorbeeld een Synology NAS server en een aantal harde schijven (minimaal 2, voor redundantie) en hebt daarna altijd je eigen back-up server beschikbaar. Deze NAS kun je thuis plaatsen of bij familie/vrienden. Ben je op reis, dan maakt dit je voor back-ups wel afhankelijk van je internetverbinding thuis. Deze oplossing is eenmalig een relatief hoge investering, maar daarna zou deze jaren mee moeten gaan zonder extra kosten. De hoeveelheid data die je kwijt kunt kan erg groot zijn doordat je zelf de harde schijven er voor aanschaft. 4 Terabyte aan ruimte is geen uitzondering. Deze oplossing is dus erg geschikt als je veel foto en videobestanden wilt opslaan.
4. Niet echt een aparte optie, maar het combineren van de bovenstaande opties kan natuurlijk ook en is ook zeker aan te raden. Maak het echter niet te ingewikkeld voor jezelf, maar je data op minimaal twee verschillende plekken bewaren kan een goede back-up strategie zijn.

Hoe een goede back-up maken van je laptop

Nu we hebben besproken waarom, wat en waar je een back-up van je bestanden wilt maken is het alleen nog de vraag hoe je dit het beste kunt doen. Ook hier zijn weer een aantal opties mogelijk die je eventueel weer wilt combineren:

1. De gemakkelijkste optie voor de korte termijn is handmatig een back-up maken. Je kopieert zelf al je (belangrijke) bestanden naar een andere schijf of locatie, exporteert presets, favorieten en instellingen uit programma’s en zorgt zo voor een back-up van dat moment. Voor instellingen en bestanden die zelden wijzigen is dit een prima oplossing. Wijzig je bestanden en instellingen met enige regelmaat of komen er nieuwe bij dan is het natuurlijk slim om regelmatig een nieuwe back-up te maken. Je kunt hier bijvoorbeeld een vast moment in de week voor inplannen zodat je het niet vergeet.
2. Automatische kopie naar de cloud. Veel cloud (storage) providers hebben software die je bestanden automatisch synchroniseren naar je cloud opslag. Van Dropbox tot iCloud en Stack. Allemaal bieden ze software die automatisch nieuwe bestanden upload en/of bijwerkt. Zolang je verbonden bent met het internet worden je bestanden dus continu bijgewerkt zonder dat je er omkijken naar hebt. Je bestanden staan dus een groot deel van de tijd, als je verbonden bent met het internet, veilig en volledig up-to-date in de cloud. Bij diefstal kun je jouw bestanden dan ook zo weer downloaden naar je nieuwe laptop. Maar krijg je bijvoorbeeld te maken met een virus of ransomware waardoor al je bestanden corrupt raken, dan worden deze nieuwe/bijgewerkte bestanden ook naar je coud opslag gesynchroniseerd en ben je dus ook je back-up kwijt. Ons advies is daarom om deze methode altijd te combineren met een externe back-up op een losse SSD of NAS.
3. Gebruik maken van back-up software. Er zijn talloze software programma’s, waaronder Acronis, die automatisch een complete back-up van je laptop maken. Zowel het wat, waar en wanneer bepaal je zelf. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de Synology software die het automatisch kan kopiëren naar je NAS. Deze software herinnert je er tevens aan wanneer het tijd is voor een nieuwe back-up of voert dit automatisch voor je uit. Zoek je betrouwbare software dan is het eenmalig aanschaffen misschien een kostenpost, maar daarna zit je goed. Bekijk voordat je software aanschaft ook eens de opties van je laptop zelf. Zowel Windows als MacOS bieden ingebouwde software aan. De back-up software van Windows wordt vaak beperkt of ingewikkeld gevonden, maar Timemachine van MacOS is wel een populaire en gemakkelijke manier om een back-up van een externe schijf te maken.

Hoe maken wij onze back-ups?

Als laatste is het misschien nog interessant om te vertellen welke methodes wijzelf gebruiken voor het maken van een back-up van onze laptops. We kunnen tenslotte allebei locatie-onafhankelijk werken en doen dat ook meerdere maanden per jaar. Echter stellen we beide andere eisen aan het maken van back-ups. In de eerste plaats omdat we allebei werken met een andere laptop (Niels heeft een Windows laptop en Shamira heeft een MacOS laptop), maar ook omdat Niels technischer is aangelegd en meer controle wil terwijl Shamira vooral op zoek is naar gemak en automatische synchronisatie. Niels heeft daarom zijn back-up ingericht door een combinatie van automatische synchronisatie naar een cloud opslag (TransIP Stack) en een Synology NAS die automatisch elke dag een kopie maakt van deze cloud opslag. Shamira maakt ook gebruik van TransIP Stack voor synchronisatie van bestanden naar de cloud. Vooral omdat al haar bestanden zo continu automatisch gesynchroniseerd worden zonder dat ze er naar om hoeft te kijken en ze tevens toegang tot deze bestanden heeft via de Stack app op haar telefoon. Daarnaast gebruikt ze een losse SSD met MacOS Timemachine om automatisch een back-up van haar bestanden te maken. Zoals je ziet zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Het belangrijkste is dat je iets doet om een back-up van je bestanden te hebben. Als je laptop eenmaal kapot of gestolen is, is het namelijk altijd te laat.

Dit artikel bevat een affiliate link. Lees hier meer over in de disclaimer.